怎样把会开好

【怎样把会开好】

工作难免会有很多会议，有些甚至给我们的感觉是低效的，浪费时间的。低效会议基本是组织者的锅，比如参会人员对某个话题发散太严重了，组织者没有拉回来，导致会议时间拉很长。

那么，怎么把会开好，让会议更加高效呢？

可以使用敏捷会议7Ps框架。

它是一个规划和准备会议的工具，包括会议的7个关键要素。会议的组织者可以在会议准备阶段作为自检清单使用。7Ps框架由 James Macanufo设计。

1. Purpose-目的：
   你为什么要开会？作为组织者，你需要能够清楚且简洁地陈述会议的目的，给参与者明确的上下文以及为什么他们需要参加这次会议。如果讲不清楚，那么你需要重新思考这次会议的必要性是什么，是否有必要继续开。据我自己的观察，有大致一半以上的会议其实是补偿会议，完全不需要开。
2. Product-产出物：
   在会议期间产生哪些具体的工件？它会做什么，它将如何支持会议目的？如果会议并没有具体的产出物，那么也许你应该考虑的是一次团建而非会议。
3. People-人员，角***r>谁需要参加会议。会议中他们的角色是什么？他们在所讨论主题中的角色是什么？比如哪些问题由A同学回答，哪些信息由B同学补充，哪些决议需要C同学提供资源支持。清晰梳理清楚这一部分会议就成功了一大半
4. Process-流程：
   会议的Agenda是什么？在会议的有限时间内分为几步。
5. Pitfall - 陷阱：
   此次会议有哪些风险？我们如何应对？例如，如果话题超出范围，如果某个重要的决策者临时参与不了？如果超时？如何资料不完备等？如果主持人的电脑或网络突然失效了?怎么办？
6. Preparation-准备：
   会议前是否要有参与者了解上下文提前阅读的材料？有没有需要提前完成的调查问卷或作业？
7. Practical concerns - 物料场地等后勤工作：
   包括物料、场地、设备、时间、地点、午饭等等。